FAQ Ourives

Para aceder ao Ourives deve utilizar o link https://ourives.ponto25.com/ e clicar em Login.A seguir escolha a opção web-principal e coloque os dados de acesso: entidade, utilizador e password.
 

Se por algum motivo não conseguir aceder à aplicação escolha a opção web-alternativo.
 

Caso ainda não conheça a aplicação pode aceder a uma versão demonstração durante 15 dias.

Existe uma base, que incluí os módulos Vendas, POS, Compras, Stocks, Contas Correntes, Caixa e Bancos, Catálogo, CRM e Dashboard.

Inclui também o acesso simultâneo de dois utilizadores, embora a criação de utilizadores seja ilimitada. Depois pode adicionar um conjunto de módulos disponíveis: Usados, Encomendas, Reparações e Arquivo Digital.

A segurança é um aspeto ao qual damos muita importância. Por isso os nossos servidores estão alojados nos melhores data center existentes no mercado, com backups automáticos duas vezes ao dia, semanais e mensais.

Em relação à ligação ao servidor são efetuadas através do protocolo https.

Inicialmente receberá os dados de acesso no seu e-mail, mas ao aceder ao Ourives pela primeira vez deverá alterar a password.

O que recomendamos é que escolha uma password fácil para se lembrar, mas difícil para se descobrir.

Sim, pode. Através da opção Movimentos-> Usados, encontra a tabela de usados, através da qual pode adicionar as peças usadas.

E através da opção Gestão-> Usados pode controlar todas as peças.

Na ficha de usados pode indicar todos os dados da peça, tais como a descrição e referência, matéria, peso e toque, componentes, etc..

Encontra também os dados do vendedor, dados da compra e venda, documentos anexados e imagens da peça.

Deve aceder à opção Listagens-> Outros Movimentos-> Usados. Aí pode visualizar listagens de usados, assim como o mapa para a Polícia Judiciária.

Assim, deve selecionar a opção pretendida e Processar. Pode exportar o mapa ou enviá-lo por e-mail.

Deve aceder à opção Listagens-> Emissão de Etiquetas. Pode indicar a etiqueta ou conjunto de etiquetas a imprimir e Processar.

Para configurar as etiquetas deve fazê-lo através da opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa. No separador Etiquetas deve selecionar o modelo “Usados” e proceder à configuração.

Sim, pode. Todas as opções de Vendas, Compras e Stocks, permitem a emissão de documentos com peças usadas.

Aquando o lançamento das peças, deve fazer a seleção através da Tabela de Usados.

Na ficha de reparação pode indicar o cliente, os dados da peça, os problemas apresentados, acessórios, o utilizador que recebeu a peça, os dados da reparação como data de entrada, garantia, conclusão, entre outros.

Pode também anexar imagens e documentos. E, à medida que vai efetuando a reparação, pode indicar os materiais ou serviços utilizados, assim como descrever os trabalhos efetuados.

Em cada ficha de reparação pode indicar o estado da reparação, por exemplo: em análise, em reparação, orçamentação, concluída, entre outros.

Pode definir os diferentes estados através da opção Tabelas-> Reparações-> Situações, e posteriormente pode associar uma situação a cada ficha.

Sim, pode. Primeiro deve criar o inquérito, e depois deve indicar na opção Utilitários-> Preferências-> Reparações, qual o inquérito que pretende que seja apresentado nas reparações.

Desta forma, sempre que lançar uma nova ficha de reparação pode proceder ao preenchimento do inquérito.

Para criar inquéritos deve aceder à opção Tabelas-> Inquéritos-> Definições. Aí encontra a tabela onde pode criar os inquéritos.

Para criar um novo inquérito clique em novo e adicione todas as questões pretendidas, assim como os tipos e opções de resposta.

Através da opção Gestão-> Reparações, pode controlar as reparações. Pode verificar as reparações por período de tempo, por cliente, pelo utilizador que recebeu/reparou as peças.

Assim como verificar as reparações pendentes, concluídas, faturadas, não faturadas, entre outros filtros.

Sim, pode. Em cada ficha de reparação encontra o botão “Etiquetas”, através do qual pode imprimir etiquetas relativas à reparação.

As etiquetas podem ser configuradas através da opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa, separador etiquetas. Deve selecionar o modelo “Reparações” e proceder à configuração.

Sim, pode emitir o número de recibos que pretender para um cliente. Após indicar o cliente, seleciona o número de recibos que este irá liquidar.

Podem ser pagamentos pela totalidade ou parciais, indica os valores e grava. O recibo é emitido e indica as diferentes faturas liquidadas com os valores correspondentes.

Depende. O administrador pode limitar quem edita e anula recibos, através da ficha de cada utilizador.

Desta forma, caso não tenha permissão para editar/anular um recibo, deve verificar essa questão com o administrador.

Fatura é um documento comercial emitido por um vendedor, onde constam as condições gerais da transação e o valor a pagar pelo comprador. Nas compras de menor valor a fatura pode ser substituída pela fatura simplificada, cujo conteúdo é mais básico.
 

A fatura simplificada é permitida só se o imposto for devido em território nacional e apenas em duas situações:
 

- Nas prestações de serviços que não ultrapassem os 100€ e o adquirente seja sujeito passivo ou particular; e
 

- Nas transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares desde que não seja superiores a 1 000€.

De acordo com o nº 5 do artigo 36º do CIVA , as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:
 

- Nome e sede do fornecedor e do destinatário, e correspondentes NIFs;

- QR-code com o tamanho estipulado pela AT
 

- Quantidade e denominação dos bens ou serviços;
 

- Preço, líquido de imposto, e outros elementos incluídos no valor tributável;
 

- Taxas aplicáveis e o montante do imposto;
 

- Motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso;
 

- Data em que os bens foram colocados à disposição ou data de prestação dos serviços, se diferente da data de emissão.

Um recibo é um comprovativo de pagamento, que deve ser emitido apenas no momento do recebimento do cliente.
 

O recibo torna-se um documento com validade fiscal para os sujeitos passivos de IVA que optem pelo regime de IVA de caixa.

Tratam-se de documentos comerciais de acerto de contas, retificativos de faturas. No caso da nota de crédito, emitida ao comprador, a função é retificar/regularizar faturas emitidas.
 

Na nota de débito a função é corrigir a não aplicação do IVA na fatura ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior ao que deveria ter sido aplicada.
 

Em ambas devem ser indicados os artigos ou serviços com respetivas quantidades e preços, assim como fazer referência à fatura a que respeitam.

Tanto a guia de remessa como de transporte são documentos logísticos e não contabilísticos que se associam ao envio e transporte de mercadorias ou prestação de serviços.
 

A única diferença é que a guia de remessa indica-nos que já ocorreu o envio da mercadoria ou a prestação de serviços, enquanto a guia de transporte acompanha a mercadoria durante todo o seu transporte.

As guias de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
 

- Nome, sede e NIF do remetente dos bens;
 

- Nome e sede do destinatário ou adquirente dos bens;
 

- NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA;
 

- Menção de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA, se for o caso;
 

- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;
 

- Locais de carga e descarga;
 

- Data e hora em que se inicia o transporte.

Tanto o orçamento como a fatura proforma são documentos provisórios e informativos enviados antes da troca dos bens. O orçamento é mais utilizado para informar o cliente do melhor valor possível dos bens/serviços pretendidos.
 

A fatura proforma é usada como orçamento para a obtenção de créditos ou para facilitar trocas internacionais.

Os mapas recapitulativos são mapas que incluem a identificação dos sujeitos passivos clientes/fornecedores da empresa, onde consta o montante total das operações internas realizadas com cada um deles no ano anterior, quando ultrapassem os 25 000€.
 

Estes mapas fazem parte da declaração anual do IVA, que deve ser entregue anualmente, por via eletrónica.

Os valores depositados na conta à ordem, efetivamente à disposição do cliente, correspondem ao saldo disponível.
 

O saldo contabilístico, além do saldo disponível, engloba também os valores que se encontram pendentes de boa cobrança.

Para criar um cliente acede à opção Tabelas-> Entidades-> Clientes. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de cliente, onde deve preencher os dados e no final gravar.

Pode também criar um novo cliente aquando a emissão de um documento, a seguir ao campo NIF encontra o botão novo cliente.

Para apagar um cliente, acede à respetiva ficha de cliente e clica em apagar. Atenção, pois caso já existam movimentos registados relativos ao cliente não será possível apagá-lo.

Para alterar os dados de um cliente, acede à respetiva ficha de cliente, altera os dados e no final clica em gravar.

Tenha atenção que após emitir documentos relativos a esse cliente, não poderá alterar o NIF do mesmo.

As famílias e subfamílias têm a função de agrupar os artigos. Assim, na criação de cada artigo pode introduzir a respetiva família e subfamília do artigo.

Caso a família/subfamília ainda não esteja criada pode fazê-lo aquando a criação do artigo.

Para criar um artigo acede à opção Tabelas-> Produtos-> Artigos. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de artigo, onde deve preencher os dados e no final gravar.

Pode também criar novos artigos diretamente nos menus Vendas e Compras, através do botão Novo Registo.

Para apagar um artigo, acede à respetiva ficha de artigo e clica em apagar. Atenção, pois caso já existam movimentos registados relativos ao artigo não será possível apagá-lo.

Para alterar os dados de um artigo, acede à respetiva ficha de artigo, altera os dados e no final clica em gravar. Tenha atenção que após emitir documentos relativos a esse artigo, não poderá alterar a sua descrição.

Para emitir uma fatura acede à opção Movimentos-> Vendas. Indica o cliente, a seguir introduz as linhas de artigos pretendidas, indicando o artigo, preço unitário e quantidade, e clica em insere.

Quando introduzir todas as linhas clica em gravar e assim a fatura é emitida

Sim, pode. Após emitir uma fatura, ou outro tipo de documento, pode utilizar as funcionalidades do módulo Arquivo Digital.

Este módulo permite que digitalize ou faça upload de documentos e estes fiquem associados às faturas que emitiu.

Na opção Movimentos-> Vendas encontra a pasta "documentos suspensos". Cada tipo de documento possui uma pasta associada, onde encontra os documentos que iniciou mas não gravou, ou seja, encontram-se suspensos.

Pode alterar esses documentos e emiti-los ou apagá-los. Estes documentos estão numerados pela série auxiliar, mas após serem gravados a sua numeração é alterada, passando para a série principal.

Sim, pode. Na opção Movimentos-> Vendas encontra a opção “conversão de documentos”. Deve indicar o tipo de documento a emitir, o cliente e depois aceder à lista de documentos para conversão.

Pode, por exemplo, converter Orçamentos ou Faturas Proforma em Faturas.

Sim, pode duplicar um documento, ou seja, pode copiar os dados de um documento para emitir um novo.

Para isso acede ao documento a duplicar e clica no botão “Duplicar Documento”. Depois pode modificar os dados, se necessário, e fechar o documento.

Para alterar a condição de pagamento de uma fatura que está a emitir, acede ao separador pagamento, e no campo “condição de pagamento” pode fazer a alteração.

Pode adicionar novas condições de pagamento na opção Tabelas-> Auxiliares-> Condições de Pagamento.

Quando, na emissão de um documento, proceder ao lançamento de linhas com taxa de IVA 0%, será apresentada uma janela onde deve indicar o motivo da isenção e confirmar.

Os motivos de isenção encontram-se criados na opção Tabelas-> Auxiliares-> Isenções de IVA e Motivos de Crédito.

Para emitir uma nota de crédito acede à opção Movimentos-> Vendas. Seleciona o documento “Nota de Crédito”, indica o cliente e a seguir clica no botão “seleção de documentos a retificar”.

Depois escolhe o documento que pretende creditar, indica o motivo e clica no botão gravar.

Para definir o nº de vias acede à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências. No separador vias pode definir o nº de vias a imprimir de cada tipo de documento, no final clique em gravar.

Para alterar o nº de casas decimais acede à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências.

Nos separadores vendas e compras pode alterar o nº de casas decimais utilizados nos campos quantidade e preço, no final clicar em gravar.

Para emitir uma nota de crédito acede à opção Movimentos-> Vendas. Seleciona o documento “Nota de Crédito”, indica o cliente e a seguir clica no botão “seleção de documentos a retificar”.

Depois escolhe o documento que pretende creditar, indica o motivo e clica no botão gravar.

O SAFT é um ficheiro normalizado, que engloba um conjunto de registos contabilísticos, faturação e documentos de transporte.
 

O SAFT encontra-se em formato XML, por isso se o tentar abrir não irá entender o seu conteúdo. O ficheiro é apenas entendido pelo software da AT.

Para exportar o ficheiro SAFT-PT deve aceder à opção eFatura-> SAFT-PT 1.04. Confirma o período de emissão dos documentos que pretende comunicar e a seguir clica em ficheiro.
 

Assim, automaticamente, o sistema faz o download do ficheiro, no formato XML. Se pretender pode enviar o ficheiro por e-mail, clica em e-mail, assim é apresentada uma janela de envio já com o ficheiro em anexo.

Tal como referido pela AT, desde janeiro de 2013, apenas é obrigado a comunicar, através do envio mensal do SAFT, as faturas que emite.
 

Assim, nos meses em que não emitir faturas não tem de efetuar qualquer comunicação a esse nível.

Para controlar a rutura de stock deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências. Deve indicar se pretende que o sistema deva "ignorar a rutura de stock" ou "não permitir a rutura de stock".

Ao selecionar "não permitir rutura de stock" o sistema, na movimentação de artigos, não permite a existência de rutura de stock e alerta o utilizador.

Relativamente aos stocks pode emitir documentos como guias de transferência, entrada e saída de stocks e documentos de acerto de inventário.

Para emitir estes documentos acede à opção Movimentos-> Artigos-> Stocks.

Sim, pode controlar a conta corrente de artigos, através da opção Movimentos-> Contas Correntes de Artigos.

O pacote de 1.000 SMS tem um custo de 40,00€, o pacote de 5.000 SMS 150,00€ e o pacote de 10.000 SMS 300,00€, aos quais acresce IVA à taxa legal em vigor.
 

Os pacotes SMS não têm limite de validade.

Sim, pode. Acede à opção CRM-> SMS-> Envio em Série. Nesta opção pode definir quais os destinatários e escrever a mensagem.
 

Apenas serão apresentados destinatários que tenham associado nº de telemóvel na respetiva ficha.

Sim, pode. Através da opção Tabelas, acede à ficha da entidade à qual pretende enviar a SMS.
 

No campo telemóvel encontra o botão de Envio SMS, onde deve escrever a mensagem que será enviada apenas para essa entidade.

Sim. Acede à opção CRM-> SMS-> Histórico de Envios.
 

Pode indicar o período de tempo que pretende analisar e clicar em processar, assim será apresentado o histórico com indicação da data e hora de envio, destinatário e mensagem. Aqui pode também controlar o nº total de mensagens enviadas.

Sim, pode. Deve aceder à opção Tabelas-> Utilizadores-> Gestão de Acessos aos Utilizadores. Indica o utilizador e clica em processar.

A seguir selecione a que opções o utilizador terá acesso, e também o tipo de acesso: Edição, Introdução ou Consulta. No final clique em gravar.

Para alterar a password deve clicar no botão password, onde deverá introduzir a password atual e a nova password. Pode também aceder à opção Tabelas-> Utilizadores-> Alteração de Password.

Sim, pode. Cada utilizador pode personalizar a sua própria barra de botões. Para isso, cada utilizador, deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Barra de Botões.

Pode adicionar ou retirar os botões disponíveis e também alterar a ordem de apresentação dos mesmos.

Não. O layout de cada documento necessita, obrigatoriamente, de cumprir determinados parâmetros, por isso não pode ser alterado pelo utilizador.

Assim, se pretender alterar o layout de um documento deve contactar o seu revendedor.

Trata-se de um sistema que gera referências multibanco de forma automática nos documentos que emite. Assim, por exemplo, sempre que emitir uma fatura as referências são geradas e introduzidas no próprio documento, de acordo com o cliente e valor a pagar.

Este serviço para além de facilitar e simplificar o processo de pagamento dos seus clientes, agiliza também o processo de recebimento dos mesmos. Tornando-se uma mais-valia tanto para a empresa como para os clientes.

Quando emite uma fatura ao mesmo tempo são calculadas e emitidas as referências multibanco, de acordo com o cliente e valor a pagar, juntamento com o documento.

Quando o cliente recebe a fatura efetua o pagamento num dos terminais disponíveis. Imediatamente após o pagamento receberá uma notificação por e-mail com a indicação das referências pagas.

Diariamente são transferidos os valores das referências pagas e deduzidas do custo do serviço. E mensalmente receberá uma fatura-recibo com o valor dos serviços prestados.

Para aderir deve preencher o formulário de adesão ao serviço e enviá-lo, por fax, e-mail ou correio normal, para a IfthenPay, juntamente com:

- Comprovativo do NIB indicado no contrato, onde conste o nome de titular da conta bancária que deverá corresponder ao do contrato;

- No caso de empresas: código de certidão permanente da empresa e documentos de identificação dos representantes legais;

- No caso de empresários em nome individual: documento de identificação e declaração de início de atividade.

Após ter enviado o contrato de adesão ao serviço juntamente com toda a documentação necessária, receberá no seu e-mail os dados que deve introduzir na opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa, separador multibanco.

Deve ativar a opção multibanco e introduzir os dados de entidade, sub-entidade e chave do BackOffice. A seguir pode selecionar para que tipo de documentos pretende gerar as referências multibanco e no final clicar em gravar.

A adesão ao serviço não implica qualquer custo. Terá apenas uma taxa fixa de 0,70€ por cada pagamento multibanco efetivo, independentemente do seu valor, acrescendo IVA à taxa legal em vigor.

Trata-se da tarifa mais baixa, atualmente, em todo o mercado português.

Sim, pode. Deve aceder à opção Movimentos-> Tesouraria-> Recebimentos por Multibanco, aqui poderá verificar o histórico de pagamentos dos seus clientes.

Poderá analisar em detalhe os clientes que efetuaram pagamento, o valor pago e data de pagamento, entre outras informações.

Sim, pode exportar dados do Ourives. Pode fazê-lo através de todas opções de tabelas e listagens. Pode exportar os dados para os formatos Word, Excel e PDF.

Deve aceder à opção Utilitários -> Importação de Dados, onde pode obter um documento modelo para a importação dos dados, com todos os campos necessários.

Para a importação deve selecionar o ficheiro, o formato suportado para a importação é o Microsoft Excel 97-2003. A seguir clique em Processar e para confirmar a importação clique em Importar.

Para obter listagens acede à opção Listagens. Aí encontra vários tipos de listagens, tais como de vendas, artigos, mapas de impostos, diário de documentos, entre outros.

Pode analisar as listagens, exportá-las para PDF, Excel e Word, e ainda enviá-las por e-mail.

No website do Ourives encontra a opção experimente grátis, onde deve introduzir o nome, nome da empresa, e-mail e número de contribuinte.

A seguir clique em Enviar, e, posteriormente, receberá os dados de acesso à versão demonstração.

A versão de demonstração do Ourives fica disponível para avaliação, sem qualquer custo, durante o período de 15 dias.

Durante esse período experimental será contactado pela Ponto 25 para confirmação da subscrição da aplicação.

Sim, pode emitir faturas na versão de demonstração, assim como qualquer outro tipo de documento.

No entanto, todos os documentos emitidos nesta versão incluem os dados identificativos da Ponto 25.

Sim, pode. Pode manter os dados que introduziu nas tabelas, documentos de compras e assistências, etc..

No entanto todos os dados de emissão de documentos de venda e recebimentos serão apagados.

Pode aceder ao manual de apoio do Ourives quando estiver a utilizar a aplicação. Na janela principal, na opção "Documentação" encontra o manual completo.

E, ao navegar pela aplicação, encontra em cada opção o botão de ajuda, onde pode visualizar uma breve explicação de cada opção.